Voici un scénario que j’ai malheureusement vu trop souvent : une personne qui travaille depuis des années pour une organisation quitte subitement pour un congé maladie. Or, cette personne était celle qui avait les connaissances en matière des dossiers et documents de l’organisme. Elle savait où se trouvent les dossiers, comment ils sont classés et même souvent dans quel tiroir ils sont! En fait, cette personne était, à elle seule, le système de gestion documentaire. Ou plutôt sa mémoire l’était.
Mais voilà que maintenant elle n’est plus là pour trouver l’information désirée permettant aux autres employés de faire leur travail. Avant le départ de cette « mémoire », il suffisait de lui demander où se trouvait tel dossier, où trouver telle information… Cette personne-ressource n’étant plus là, c’est alors la désorganisation et le désarroi au sein de l’organisme. Il n’est malheureusement pas possible d’aller « fouiller » dans le cerveau de cette personne pour retrouver l’information recherchée! Dommage…
Il faut donc rechercher l’information du mieux que l’on peut. On ouvre les tiroirs, on cherche, on demande à tout un chacun, mais au final on ne trouve que rarement ce dont on a besoin. Et quand on trouve, cela a prit un temps fou! Difficile d’être efficace lorsqu’on n’a pas toutes les informations nécessaires à la réalisation de son mandat.
Si cette organisation avait eu un système de gestion documentaire, le problème ne se serait pas présenté. Et vous? Votre gestion documentaire repose-t-elle sur la mémoire d’une personne? Si vous perdez cette mémoire, serez-vous en mesure de poursuivre vos activités aussi efficacement?
Pensez-y!
Par Manon Leclerc, conseillère en gestion documentaire