Au Québec, tout centre d’archives privées est régi par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), une institution qui, par sa mission, participe à l’acquisition, au traitement et à la mise en valeur d’archives gouvernementales, judiciaires, civiles et privées. Elle se déploie dans 10 centres régionaux, dont l’un se trouve au Saguenay, en plus de conserver des archives à la Grande Bibliothèque publique de Montréal et à BAnQ Rosemont-La-Petite-Prairie, son siège social.
BAnQ est une autorité reconnue qui confère les agréments des organismes sans but lucratif ayant pour principales missions de traiter et de diffuser la mémoire collective de leur territoire. Sur 39 centres d’archives privées agréés, le Saguenay-Lac-Saint-Jean en accueille 4, à Saguenay, à Alma, à Roberval et à Dolbeau-Mistassini. Des 32 centres recevant un soutien financier, seulement 25 profiteront de cette forme d’aide en 2018 en raison d’une réforme du programme de soutien.
Chacune des sociétés d’histoire doit respecter des normes spécifiques pour optimiser la conservation des documents d’archives, notamment l’aménagement d’un environnement à température et à humidité contrôlées. Les voûtes servant d’espace d’entreposage sont également munies de systèmes d’intervention protégeant les documents en cas d’incendie ou de dégât d’eau.
Pour conserver la validité de l’agrément délivré pour 2 ans à la fois, les centres agréés se conforment à la Loi sur les archives qui stipule, entre autres, que BAnQ doit avoir accès à de multiples informations sur l’organisme et, plus particulièrement, à un rapport annuel de ses activités. Ainsi, chaque année, la Société d’histoire et de généalogie Maria-Chapdelaine produit un rapport d’activités notant toutes les créations de fonds d’archives, les ajouts, les types de documents reçus, le nombre de demandes auxquelles elle a répondu, ses activités de diffusion, le nombre de fonds traités, etc.
Afin de soutenir l’accomplissement d’activités de mise en valeur et de traitement des archives, BAnQ offre deux programmes d’aide financière. Comme mentionné précédemment, l’un concerne l’agrément aux services d’archives privées et l’autre est un programme de soutien au traitement des archives. Ce dernier est accordé ponctuellement selon la valeur du projet présenté par le centre d’archives. Ces aides constituent une partie importante du budget de fonctionnement, sans lesquelles, les centres d’archives ne parviendraient pas à accomplir leur mission relative à la conservation du patrimoine archivistique.
Par Steeve Cantin, directeur général, et Frédérique Fradet, archiviste-rédactrice
Sources :
Bibliothèque et Archives nationales du Québec. « BAnQ en bref », BAnQ, s.d. [en ligne].
Caroline Montpetit. « Des services d’archives privées perdront leur subvention au fonctionnement », Le Devoir, 18 janvier 2018 [en ligne].