La Sauvegarde des archives du Festival western

L’état dans lequel nous parviennent les archives à la Société d’histoire n’est pas toujours idéal. En règle générale, les documents remis en main propre sont en bonne condition, mais certains documents historiques peuvent demeurer dans des milieux inadéquats de nombreuses années. L’environnement d’entreposage peut favoriser la détérioration, d’où l’importance de remettre les archives à une société d’histoire le plus tôt possible. Certains cas exceptionnels demandent une intervention de la part des archivistes qui doivent se rendre sur place pour récupérer des archives laissées à l’abandon. C’est le cas, par exemple, de celles du Festival western de Dolbeau-Mistassini.

Il y a quelques semaines, des personnes soucieuses de préserver l’histoire du Festival western nous ont mentionné la présence de nombreux documents sur le site abandonné. Sachant que la démolition des bâtiments était imminente, nous avons dû communiquer avec les Travaux publics de la ville afin d’obtenir une autorisation pour visiter les lieux et acquérir les documents s’y trouvant.

La collecte

Le matin du 26 juin 2018, notre directeur général, Steeve Cantin, notre archiviste Frédérique Fradet et notre stagiaire Clara Boutin se sont rendus dans le bureau d’information du Festival western avec deux bénévoles, messieurs Alain Juneau et Gilles Fortin, afin de trier les documents pertinents pour la conservation. Ceux-ci seront ajoutés à notre fonds d’archives du Festival western.

Dispersés sur le plancher et sous les meubles, les papiers étaient malpropres, pliés et contaminés. Le bureau d’information avait visiblement été vandalisé malgré les précautions mises en place pour éviter les intrusions : grillage sur les fenêtres et blocage des entrées.

Nous avons donc récupéré 7 boîtes de documents datant de 1988 à 2015 incluant entre autres des correspondances, des dépliants promotionnels, des états de compte, des listes de commandites, des contrats de location, des listes d’exposants, des disquettes et quelques photographies. Nous ajouterons ces archives à celles cédées par le comité organisateur du Festival western dans les années 1990. Pour plus de détails sur le fonds d’archives de l’événement, consultez le P13 Fonds Festival western en accédant à la page « Nos fonds d’archives ».

Le prétraitement

Le traitement des ajouts du fonds sera effectué dans les prochains mois. Le prétraitement prépare les archives à l’étape du traitement et il doit être réalisé dans les jours suivant l’acquisition. Il consiste à :

• Éliminer la présence de contaminants (insectes, poussière, spores, etc.);
• Regrouper les documents de même nature (correspondances, documents financiers, etc.) dans une nouvelle chemise;
• Transférer les documents dans des boîtes d’archives conformes;
• Identifier les chemises et les boîtes au fonds d’archives correspondant (P13 Fonds Festival western);
• Faire un premier élagage des documents dont la conservation n’est pas pertinente;
• Conserver les boîtes dans notre voûte à l’abri des contaminants.

Cette action de sauvegarde des archives du Festival western a permis de récupérer de nombreux papiers qui témoignent de plus de 40 ans d’histoire, la première édition ayant eu lieu en juillet 1972. Pour remettre des documents à la Société d’histoire, il n’est pas nécessaire d’attendre la fermeture d’une organisation. Des donations peuvent être effectuées tous les ans, par exemple. Le plus tôt nous pouvons protéger les documents, plus leur potentiel de réutilisation et de mise en valeur est grand.

 

L’état du site

Avant notre départ du site, nous avons immortalisé l’état des lieux en images.

 

 

 

 

Par Frédérique Fradet, archiviste-rédactrice
Photographies par Clara Boutin, stagiaire