Vous arrive-t-il de chercher un document ou un dossier pendant des heures, voire même des jours?
Vous arrive-t-il de ne jamais retrouver un dossier?
Vous arrive-t-il d’acheter de nouveaux classeurs parce que ceux que vous avez débordent?
Vous arrive-t-il de recréer un fichier numérique déjà existant parce que vous ne le trouvez plus?
Avez-vous quantités de boîtes de documents entreposées un peu partout, ne sachant pas trop quoi faire avec?
Que vous ayez répondu oui à une ou à plusieurs de ces questions, il y a fort à parier que vous avez besoin de mettre en place un système de gestion intégrée des documents.
La circulation des documents à l’intérieur d’une organisation et dans les échanges avec l’extérieur est ce qui permet de véhiculer l’information nécessaire à l’accomplissement des processus d’affaires. Les organisations doivent être capables de produire, au bon moment, l’information pertinente pour répondre à des exigences réglementaires ou commerciales. D’où l’utilité d’un système de gestion intégrée des documents.
C’est bien beau, mais c’est quoi la « gestion documentaire » ?
De manière générale, la gestion documentaire a pour objectif de faciliter l’accès, la consultation, la diffusion et l’archivage des documents et des informations qu’ils contiennent. C’est un ensemble de procédures qui régie l’utilisation et la conservation des documents papier et électroniques dans une organisation.
Ces procédures s’appliquent aux documents produits et reçus par une organisation, qu’ils soient administratifs, financiers, sous forme de fichiers numériques, de courriels, etc. Le système de gestion des documents prend en charge l’ensemble du cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu’à leur archivage. La GID gère les relations entre les documents, garantit la traçabilité et sécurise l’accès aux documents par la gestion de différents niveaux d’habilitation à la consultation, à l’utilisation et à la diffusion. De ce fait, la recherche et la mise à jour de l’information s’en trouvent optimisées.
Quelle que soit la taille d’un organisme, tous peuvent tirer profit de la mise en place d’un système de gestion documentaire.
Le temps c’est de l’argent… Êtes-vous prêt à payer des employés pour chercher des documents ?
Par Manon Leclerc, conseillère en gestion documentaire
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