L’acquisition d’archives privées est un enjeu fondamental pour une organisation comme la nôtre. C’est la contribution d’individus et d’organismes qui permet à la Société d’histoire et de généalogie Maria-Chapdelaine (SHGMC) d’être propriétaire d’une collection d’archives qui continue de croître à une cadence régulière. Ces documents peuvent prendre plusieurs formes : photographies, films, cartes, manuscrits, diapositives, etc., et les sujets sont très variés. Les dons d’individus contiennent souvent des portraits de famille qui permettent de visualiser leur généalogie. La SHGMC accepte tous les dons d’archives et détermine avec le donateur les conditions de consultation.
Le don d’archives s’effectue de façon volontaire dans l’objectif de constituer la mémoire documentaire de la collectivité de la MRC de Maria-Chapdelaine. Les individus, les familles et les entreprises peuvent faire don de leurs archives historiques et généalogiques pour plusieurs raisons. D’une part, la conservation des archives requiert un contrôle de plusieurs paramètres pour prévenir la détérioration causée par le temps ou un entreposage inadéquat. La voûte de la SHGMC est conçue pour résister aux facteurs de détérioration climatiques (température, lumière, humidité) et biologiques (moisissures, insectes). De plus, le regroupement des archives d’une même famille ou d’un organisme en un même lieu permet d’éviter la dispersion des archives et, éventuellement, la perte de documents importants. Notre centre est, à cet effet, paré pour épargner les archives en cas d’incendie ou de dégât d’eau.
À moins d’une entente particulière avec les institutions concernées, la SHGMC n’a pas l’autorisation de déposer des archives publiques dans sa salle de conservation. Par archives publiques, nous entendons les documents qui proviennent d’organismes municipaux, scolaires ou gouvernementaux qui sont régis par la Loi sur les archives du Québec (chapitre A-21.1).
Nous nous autorisons donc à solliciter votre aide afin de soutenir nos activités d’acquisition d’archives pour accroître notre inventaire et faciliter le repérage de l’information historique. Cela afin de réduire les difficultés d’organisation d’événements de commémoration qui jalonnent la vie de nos communautés, de façon à favoriser la reconstitution de notre histoire commune.
Par Steeve Cantin, directeur général, et Frédérique Fradet, archiviste-rédactrice
Sources :
Bibliothèque nationale du Québec. Normes sur les conditions ambiantes de conservation des documents imprimés et conseils sur l’entreposage des collections, Montréal, 1996, 21 p. [en ligne]
Publications Québec. Loi sur les archives, chapitre A-21.1, Gouvernement du Québec, 2018 [en ligne].